비서실무론 비서의 전화매너

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[비서실무론] 비서의 전화매너.pptx

목차 1.기본적인 전화매너 2.외국 고객 전화 응대 3.전화 응대 중 곤란한 상황 대처법!! 본문 1. 전화연결을 할 경우 (1) 찾는 사람의 이름을 다시 확인 동명이인이 있을 경우를 대비하여 부서를 함께 확인 Ex) ‘비서학 고창섭 교수님 말씀이십니까? 곧 연결해드리겠습니다.’ (2) 직통번호가 있을 경우 연결 도중 끊어 질 것을 대비하여 직통 번호를 함께 안내 Ex) ‘지금 비서학 고창섭 교수님을 연결해드리겠습니다. 혹시 전화 연결이 안 되실 경우 1234번 으로 연락하시기 바랍니다.’ (3) 찾는 사람이 아닌 다른 사람에게 전화를 연결해야 할 때는 상대에게 그 이유를 설명하고 다른 사람을 연결하는 것에 대해 양해를 구함 Ex) ‘지금 고창섭 교수님께서 자리에 계시지 않아 대신 조교분을 연결해드리도록 하겠습니다. 조교분께 연결해드려도 될까요? 본문내용 2. 전화응대의 4원칙 기본적인 전화매너 3. 전화 걸 때의 기본매너 (1) 용건의 제목, 내용을 메모하며 말할 순서를 미리 생각 (2) 전화를 걸 상대의 전화번호, 소속, 직위, 성명 등을 미리 확인 (3) 전화를 받으면 자신의 소속과 이름을 정중히 밝히고 상대가 누구인지 확인 Ex) ‘안녕하십니까? 숙명여자대학교 비서실 강주리입니다. 고창섭 교수님 맞으신가요?’ (4) 먼저 통화가 가능한지를 확인 Ex) ‘지금 전화 받으시기 괜찮겠습니까?’ (5) 간단한 인사말을 하고 용건을 간략하게 말함 기본적인 전화매너 3. 전화 걸 때의 기본매너 (6) 정확한 발음으로 표준어를 사용하며 어려운 전문용어나 약자를 사용 금지 (7) 마무리 인사 후 상대방이 수화기를 내려놓은 다음 조심스럽게 내려놓음 Ex)